Как открыть доступ к аккаунту в Яндекс Директе безопасно

Предоставление доступа к личному кабинету в Яндекс Директе должно быть, прежде всего, безопасным. Владельцу аккаунта важно не терять контроль и иметь возможность просматривать историю изменений. При необходимости — оперативно менять роли своих помощников.

Рассказываем пользователям click.ru, как дать доступ в Директ другому аккаунту, не передавая ему логин и пароль.

Зачем открывать доступ в Яндекс Директ без передачи логина и пароля

Сторонний доступ к рекламному кабинету может быть необходим в следующих случаях:

• привлечение маркетинговых агентств или фрилансеров;
• делегирование задач внутренним членам команды;
• выполнение обязанностей в области финансов и отчетности;
• аудит рекламного размещения от внешнего эксперта.

Как дать доступ в Яндекс Директ без передачи помощнику логина и пароля? Самое рациональное решение — открыть ему права представителя или назначить управляющим.

Какие роли доступа есть в Яндекс Директе

Разные сценарии сотрудничества требуют разных уровней доступа в Яндекс Директе. Правильно подобранная роль помогает ускорить результаты и снизить риски.

Главный представитель

Это владелец аккаунта, который может раздавать доступы другим пользователям, редактировать кампании, просматривать статистику, работать с документами и деньгами на балансе. Главный представитель (ГП) может быть только один.

Представители

Это пользователи с доступом к аккаунту владельца. Общее число представителей не ограничено. ГП управляет ими: добавляет, удаляет, меняет уровни.

У представителя может быть один из уровней доступа:

1. Полный — возможность изменять объявления, смотреть статистику, оплачивать кампании, переносить средства и т. д.;
2. Только чтение (гостевой) — просмотр настроек кампаний и статистики без возможности производить оплату и смотреть баланс.

Важно: выдать доступ к отдельной кампании в Яндекс Директе нельзя.

Управляющий аккаунт

Это пользователь с доступом к рекламным кампаниям в нескольких аккаунтах в Яндекс Директе. Он может смотреть статистику, редактировать объявления, управлять пользователями. Но не может пополнять счета и заходить в «Платежи и документы».

Сценарий с назначением управляющего подходит для делегирования полномочий по управлению рекламой фрилансерами и агентствам.

Управляющий аккаунт (УА) может получить такие уровни:

1. Редактирование — почти полный доступ, но без возможности управлять представителями;
2. Администрирование — полный доступ, в том числе, к назначению представителей;
3. Чтение — только просмотр настроек и статистики.

Для одного логина в Директе можно назначить не более 20 УА. У одного УА может быть доступ к 50 логинам представителей.

Как выдать доступ к аккаунту в Яндекс Директе

Выдача разных ролей — это решение не только о том, кто может нажимать определенные кнопки в интерфейсе, но и о том, какие данные и функции остаются под контролем. Рассмотрим варианты.

Как назначить представителя

Шаг 1. Регистрируем новый аккаунт в Яндекс Директе по инструкции. Представителем можно назначить только абсолютно новый логин. Это вопрос безопасности — владелец аккаунта может быть точно уверен, что это пользователь прежде не работал ни с кем другим и в будущем не возникнет путаницы.

ВАЖНО: после регистрации логина не нужно заходить под ним в Директ, пока не будет окончена процедура назначения, иначе он станет непригоден для этой цели.

Шаг 2. Возвращаемся в наш основной аккаунт, кликаем на название логина, в выпадающем меню выбираем «Представители». Переходим по кнопке «Добавить представителя».

Страница назначения представителей

Шаг 3. На странице «Назначение представителей» в поле «Логин представителя» вводим логин.

Добавляем логин представителя

Шаг 4. В блоке «Персональные данные» добавляем имя, почту и телефон нового пользователя. Почта не обязательно должна быть яндексовская, подойдет любая.

Вводим персональные данные

Шаг 5. В блоке «Права доступа» выбираем уровень — полный или ограниченный.

Определяем уровень доступа

Шаг 6. Нажимаем кнопку «Зарегистрировать».

Как добавить управляющий аккаунт

Назначить УА может главный представитель или УА с ролью «Администрирование».

Шаг 1. Переходим на вкладку «Представители» и в блоке «Управляющие аккаунты» выбираем «Добавить управляющий аккаунт».

Кнопка назначения управляющего аккаунта

Шаг 2. Определяем уровень доступа и вписываем логин. Это должен быть НЕ новый аккаунт, а уже действующий. Управляющий аккаунт — это механизм связки нескольких кабинетов под одним логином, поэтому здесь предполагается, что у пользователя уже есть Яндекс ID. Нажимаем «Добавить».

Процесс назначения управляющего аккаунта

Шаг 3. Логин, добавленный в качестве управляющего, получит у себя в кабинете приглашение — и должен его принять.

Приглашение к управлению

Как удалить доступ и сменить главного представителя

Удалить представителя может ГП или УА с ролью «Администрирование». Удалить УА может только ГП. В обоих случаях действие производится на странице «Представители»: нужно кликнуть на троеточие и выбрать «Удалить».

Как удалить представителя или управляющего

Сменить ГП может только сам ГП или УА с ролью «Администрирование». Это также делается на вкладке «Представители». Нужно будет выбрать одного из текущих представителей для назначения его главным.

Смена главного представителя

Практические рекомендации по выбору сценария для уровней доступа

Задача 1: проведение аудита и анализ статистики.

Уровень: «Только чтение» (для представителя или управляющего).

Задача 2: добавление второго и последующих управленцев с возможностью работы с настройками, оплатой и отчетными документами.

Уровень: представитель с полным доступом.

Задача 3: запуск или оптимизация кампании.

Уровень: «Редактирование» в УА.

Задача 4: руководство рекламной командой (стратегическое планирование, структура аккаунта, создание и изменение основных кампаний и подходов).

Уровень: «Администрирование» в УА.

Подсказка для принятия решения о делегировании: если работа точечная и с одним кабинетом — представитель. Если специалист ведет несколько проектов и/или работает со своей командой — УА.

Для участия в партнерской программе click.ru управляющий аккаунт или представитель может осуществить бесшовный перенос аккаунтов Яндекс Директа в экосистему и получать вознаграждение до 13% от рекламного оборота своих клиентов.

Ошибки при передаче доступа и правила безопасности

Технические ошибки при назначении представителя:

1. Попытка добавить нового пользователя с обычного представительского логина. Так сделать не получится, нужно перейти в логин ГП;
2. Логин уже использовался в рекламной системе. После регистрации нового пользователя не заходите под ним в Директ, иначе «новизна» аннулируется;
3. В поле «Логин» указан адрес электронной почты. Нужно указывать именно логин, первую часть почты до знака @;
4. Если к логину привязаны банковские карты, сделать его представителем не получится. Владелец логина должен сначала отвязать все банковские карты на странице Яндекс ID.

Логические ошибки при назначении представителя (чек-лист по безопасности):

1. Предоставление доступа через передачу логина и пароля. Таким образом вы теряете контроль над кабинетом. Делегируйте полномочия только через представителя или управляющего;
2. Выдача сразу всех прав. Выдавайте тот уровень, который необходим для решения конкретной задачи. Начинайте с гостевого доступа, а по мере необходимости его можно повышать;
3. Отсутствие резервной копии. Перед тем как открыть доступ, выгрузите кампании в Excel — и если что-то пойдет не так, вы сможете откатить изменения;
4. Отсутствие контроля за эффективностью. Регулярно проверяйте историю изменений, расходы, показатели. Для этого подойдет помощь аудитора с уровнем «Чтение»;
5. Отсутствие контроля за сроками. Если у вас был проектный сотрудник, а проект закончился — вовремя отзывайте у него права.

Заключение

Безопасное добавление представителя или управляющего в Яндекс Директ — это баланс между необходимостью делегировать задачи и сохранением контроля над критическими данными. Важно четко определить роли по принципу наименьших привилегий и регулярно аудитировать доступ и действия пользователей. Помните о временном доступе для подрядчиков и агентств, а также о четких политиках по смене ролей при изменении команды. Следуя этим принципам, вы минимизируете риски, ускоряете работу команды и сохраняете актуальный уровень безопасности в вашем аккаунте.